Ser mais produtivo é o desejo da maioria das pessoas. Entre os empreendedores, esse é um ponto que desperta grande interesse dada a quantidade de afazeres diários, especialmente quando a empresa ainda está em fase de crescimento e o número de colaboradores e gestores, que podem apoiar o desenvolvimento das ações, acaba sendo menor.
Produtividade é a capacidade de produzir algo com eficiência, ou seja, é a relação entre a quantidade produzida e os fatores necessários para a obtenção desse resultado. No contexto do empreendedorismo, podemos considerar ser a capacidade de fazer mais em menos tempo, preservando a qualidade.
Claro que não há receita de bolo que nos leve a ser mais produtivos, visto que muito do que funciona para alguns não funciona para outras pessoas. No entanto, estive refletindo a respeito de comportamentos e ações que podem ser aplicadas por empreendedores, de uma forma geral.
Para começar, é essencial aprender a definir prioridades. Normalmente, quando passamos a não ter tempo para nada, ou estamos acumulando tarefas ou não estamos sabendo gerir nosso próprio tempo. À primeira vista, tudo parece extremamente urgente, no entanto, ao listar as atividades – na boa e velha agenda de papel ou em um app – conseguimos ter uma noção mais adequada da relação entre importância e urgência, o que torna mais simples entende o que é prioridade.
A organização é outro ponto de atenção fundamental. Quando há falhas nesse quesito, acabamos esquecendo de executar tarefas importantes, o que nos leva a precisar fazê-las correndo. Consequentemente, perdemos qualidade. Quem mantém as tarefas organizadas dificilmente passa por isso.
Na sequência, recomendo eliminar as distrações, ou seja, tudo aquilo que tira o foco da atividade que precisa ser desenvolvida. Um exemplo de algo que podem parecer inofensivo, mas que distrai e toma o tempo de qualquer pessoa é aquela olhadinha rápida nas redes sociais ou no whatsapp, que deveria levar cinco minutos, mas facilmente se transforma em uma hora. Os e-mails também têm o poder de prender nossa atenção. Por isso, é interessante reservar um tempo para essas atividades durante o dia e, quando outras estiverem sendo executadas, manter o e-mail fechado e o smartphone guardado.
Outro passo rumo a uma rotina mais produtiva é aprender a delegar tarefas. Conforme a empresa cresce, as demandas aumentam. É natural, que no início, o empreendedor acumule funções e, à medida em que o negócio evolui, acabe sobrecarregado. Em algum momento, isso vai limitar o crescimento da própria empresa, além de causar um problema de saúde no empresário. Esse é um sinal bastante claro de que é necessário ter ajuda. O empreendedor precisa entender que quanto mais sobrecarregado estiver, menos produtivo será.
Recomendo, ainda, que seja feita uma avaliação de como as atividades estão sendo desempenhadas e que o empreendedor reflita sobre formas de otimizar cada uma delas. Dessa maneira, com processos mais eficientes, ficará mais simples se tornar mais produtivo!
Por fim, deixo aqui um recado importante: a falta de organização e de foco podem levar as pessoas à ansiedade. A preocupação constante com a entrega de resultados dentro de prazos pré-determinados e cada vez mais curtos, além da expectativa de alcançar resultados importantes, por exemplo, acabam gerando estresse. Se agravado o quadro, é possível chegar ao indesejado burnout. Veja, que as consequências não são nada positivas para a sua saúde, bem-estar e para o desenvolvimento da sua empresa. Assim, se passarmos a ter melhor organização (usando as ferramentas adequadas para otimizar processos), soubermos definir prioridades e começarmos a delegar tarefas, seremos muito mais produtivos e o sentimento positivo, com a conclusão das atividades, permitirão noites de sono mais tranquilas e, claro, uma rotina muito mais objetiva, assertiva e feliz no âmbito profissional e, logo, pessoal.
*Haroldo Matsumoto é especialista em marketing e gestão e sócio-diretor da Prosphera Educação Corporativa – consultoria multidisciplinar de gestão de negócios.
